Việc thành lập văn phòng đại diện (VPDD) và chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam không chỉ là cơ hội để các doanh nghiệp quốc tế thâm nhập và mở rộng thị trường mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển toàn cầu. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp, các doanh nghiệp nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp phép VPDD hoặc chi nhánh tại cơ quan chức năng Việt Nam.
1. Cơ Sở Pháp Lý Quy Định Về Cấp Phép VPDD
Trước khi đi vào chi tiết hồ sơ, cần nắm rõ các văn bản pháp luật liên quan đến việc cấp phép VPDD và chi nhánh công ty nước ngoài:
- Luật Thương mại 2005: Quy định quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện và chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam.
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc thành lập VPDD hoặc chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Thông tư 11/2016/TT-BCT: Hướng dẫn thủ tục hành chính về việc cấp giấy phép thành lập VPDD, chi nhánh công ty nước ngoài.
2. Hồ Sơ Xin Cấp Phép VPDD Tại Việt Nam
2.1. Đối Tượng Áp Dụng
Doanh nghiệp nước ngoài có nhu cầu thành lập VPDD tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường hoặc hỗ trợ công ty mẹ. VPDD không được thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp kiếm lợi nhuận tại Việt Nam.
2.2. Yêu Cầu Hồ Sơ Xin Cấp Phép VPDD
Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp phép VPDD bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép
- Do doanh nghiệp mẹ lập, theo mẫu quy định của Bộ Công Thương.
- Nội dung đơn cần thể hiện rõ mục đích thành lập VPDD tại Việt Nam.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
- Bản sao hợp lệ (bản dịch công chứng nếu giấy tờ không phải bằng tiếng Việt).
- Giấy chứng nhận phải còn hiệu lực ít nhất 1 năm tính từ thời điểm nộp hồ sơ.
- Điều lệ của công ty mẹ
- Bản sao có xác nhận từ cơ quan chức năng hoặc công chứng.
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo tài chính của công ty mẹ trong năm gần nhất, đã được kiểm toán.
- Chứng minh doanh nghiệp hoạt động ổn định và có khả năng tài chính để duy trì VPDD.
- Hợp đồng thuê địa điểm
- Văn bản chứng minh địa điểm đặt trụ sở VPDD (hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu).
- Địa điểm phải phù hợp với quy định pháp luật.
- Giấy ủy quyền (nếu có)
- Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của công ty mẹ.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể
- Có thể bao gồm các giấy tờ chứng minh sự hợp pháp của hoạt động kinh doanh công ty mẹ tại nước sở tại.
2.3. Thời Gian Và Cơ Quan Tiếp Nhận
- Thời gian xử lý hồ sơ: 10 – 15 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
- Cơ quan tiếp nhận: Sở Công Thương (tại tỉnh/thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở VPDD).
3. Hồ Sơ Xin Cấp Phép Chi Nhánh Công Ty Nước Ngoài
Khác với VPDD, chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh, do đó, hồ sơ xin cấp phép chi nhánh sẽ có yêu cầu chi tiết hơn.
3.1. Yêu Cầu Hồ Sơ Xin Cấp Phép Chi Nhánh
Hồ sơ xin cấp phép chi nhánh công ty nước ngoài bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập chi nhánh
- Theo mẫu quy định.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty mẹ
- Bản sao hợp lệ, có xác nhận và dịch thuật công chứng (nếu cần).
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
- Do công ty mẹ lập và ký xác nhận.
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo tài chính đã kiểm toán trong năm gần nhất.
- Điều lệ chi nhánh (nếu có)
- Quy định về quyền và nghĩa vụ của chi nhánh tại Việt Nam.
- Hợp đồng thuê địa điểm
- Chứng minh địa chỉ trụ sở chi nhánh hợp pháp.
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh
- Bản sao có công chứng.
3.2. Quy Trình Và Thời Gian Giải Quyết
- Thời gian xử lý: Từ 20 – 25 ngày làm việc (thường lâu hơn so với VPDD).
- Cơ quan tiếp nhận: Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương (tùy thuộc vào ngành nghề và phạm vi hoạt động của chi nhánh).
4. Lưu Ý Khi Thực Hiện Thủ Tục Xin Cấp Phép VPDD Và Chi Nhánh
- Đảm bảo đầy đủ hồ sơ
- Hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh thiếu sót để không ảnh hưởng đến thời gian xử lý.
- Lưu ý về thời hạn giấy tờ
- Các tài liệu như giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính phải đảm bảo còn hiệu lực trong thời gian nộp hồ sơ.
- Cập nhật thông tin định kỳ
- Sau khi được cấp phép, VPDD và chi nhánh phải thực hiện thông báo hoạt động VPDD định kỳ hằng năm để đảm bảo tuân thủ pháp luật. (Xem chi tiết tại bài viết: Quy định về thông báo hoạt động VPDD, chi nhánh công ty nước ngoài).
- Chọn địa điểm trụ sở phù hợp
- Địa điểm đặt VPDD và chi nhánh cần tuân thủ các quy định về pháp lý và không nằm trong khu vực cấm.
5. Kết Luận
Việc xin cấp phép VPDD và chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước đầu tiên quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại thị trường này. Bằng cách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục và tập trung vào phát triển hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn đang tìm hiểu về thủ tục liên quan, đừng bỏ lỡ bài viết: Thủ tục gia hạn giấy phép VPDD, chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam để cập nhật thông tin cần thiết cho các bước tiếp theo.