Con dấu là một yếu tố quan trọng trong việc xác nhận và chứng thực các giao dịch, văn bản của công ty. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn liệu họ có thể sử dụng nhiều dấu hay không và quy định pháp lý nào điều chỉnh việc này. Bài viết dưới đây Phaply24h sẽ giải đáp thắc mắc này và đưa ra các lưu ý quan trọng về việc quản lý và sử dụng dấu cho doanh nghiệp.
Quy định về con dấu trong doanh nghiệp
Trước khi trả lời câu hỏi về việc có thể sử dụng nhiều dấu hay không, chúng ta cần hiểu rõ về quy định pháp lý đối với dấu của doanh nghiệp.
Theo Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung dấu của mình. Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp không còn phải chịu sự chi phối của cơ quan nhà nước trong việc thiết kế mẫu dấu, mà hoàn toàn có thể tự quyết định số lượng và kiểu dáng dấu, miễn là nó đáp ứng các yêu cầu cơ bản về thông tin cần có trên dấu. Cụ thể, mỗi con dấu phải bao gồm:
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số doanh nghiệp.
Điều này giúp các doanh nghiệp có sự linh hoạt và chủ động hơn trong việc lựa chọn số lượng và hình thức con dấu mà họ cần.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu không?
Với sự thay đổi trong quy định pháp lý của Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhiều dấu nếu có nhu cầu. Pháp luật không giới hạn số lượng dấu mà doanh nghiệp có thể sử dụng, mà chỉ yêu cầu doanh nghiệp thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Điều này có nghĩa là công ty có thể sử dụng nhiều với các hình thức và màu sắc khác nhau, miễn là tất cả các chúng phải được thông báo và công nhận chính thức. Việc sử dụng nhiều giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý công việc ở các phòng ban khác nhau, hoặc với các chi nhánh, văn phòng đại diện của mình.
Quản lý và sử dụng con dấu sao cho đúng
Mặc dù doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều dấu, nhưng việc quản lý và sử dụng chúng cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong việc quản lý và sử dụng dấu:
1. Thông báo mẫu
Trước khi sử dụng bất kỳ con dấu nào, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh tại nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Việc này không chỉ giúp công khai mẫu mà còn đảm bảo rằng chúng dược cấp phép và có giá trị pháp lý.
2. Quản lý theo Điều lệ công ty
Công ty có nghĩa vụ quy định việc sử dụng trong Điều lệ công ty. Điều này giúp xác định ai có quyền sử dụng u, trong trường hợp nào con dấu có thể được sử dụng, và ai là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu.
3. Trường hợp thay đổi con dấu
Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu con dấu, thay đổi số lượng, nội dung, hình thức hoặc màu sắc con dấu, công ty phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cập nhật thông tin công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Hủy mẫu con dấu
Khi không còn sử dụng một dấu nào đó nữa, doanh nghiệp cần thông báo hủy con dấu và yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin. Việc này giúp tránh trường hợp con dấu bị sử dụng trái phép.
Xem thêm: Thủ tục chuyển đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty TNHH mới nhất
Quy định về con dấu đối với doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015
Đối với những doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01/07/2015, có một số quy định đặc biệt về việc sử dụng con dấu. Cụ thể:
- Nếu doanh nghiệp đã sử dụng con dấu từ trước thì có thể tiếp tục sử dụng mà không cần thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Trong trường hợp doanh nghiệp muốn làm thêm dấu, thay đổi màu sắc hoặc hình thức dấu, họ cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Điều này giúp các doanh nghiệp không gặp khó khăn khi thực hiện các thay đổi sau khi đã có con cũ.
Tóm lại, công ty có thể có nhiều con dấu và pháp luật cũng không cấm việc này. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải quản lý, sử dụng dấu một cách hợp pháp và thông báo đúng quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc này giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Bài viết từ chuyên mục hỏi đáp pháp luật đã cung cấp cái nhìn tổng quan về việc doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều dấu và các lưu ý quan trọng trong việc quản lý, sử dụng dấu. Các doanh nghiệp cần chú trọng việc thông báo mẫu và thực hiện đúng các thủ tục pháp lý để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và đúng quy định.